В начале работы на сайте необходимо заполнить личные данные, которые останутся неизменными на протяжении всей работы. Эти данные включают в себя фамилию, имя, отчество, пол, орган исполнительной власти, где пользователь проходит военную службу, дату наступления права на получение вещевого имущества. Фамилию, имя и отчество заполнять необязательно. Остальные данные обязательны к заполнению, так как непосредственно определяют норму снабжения. Дата наступления права на получение вещевого имущества - это дата присвоения первого офицерского звания или дата присвоения звания прапорщик (мичман) или дата заключения первого контракта для солдат и сержантов, проходящих военную службу по контракту.
После личных данных необходимо заполнить список норм, по которым пользователь обеспечивался. Если есть желание, то можно заполнить нормы за весь период службы. Для этого надо воспользоваться послужным списком, принимая во внимание те изменения по службе, которые вели к изменению нормы, например: смена армейской формы одежды на флотскую и наоборот, смена климатических районов и др. Все условия, влияющие на выбор нормы, отражены в специальной форме на странице сайта Выбор нормы для ввода. Если пользователь располагает только данными учета вещевого имущества бухгалтерии части, где проходит службу на момент начала работы на сайте, то вносить нормы снабжения за более ранние года не имеет смысла, так как принимаются во внимание только нормы за периоды после первой записи самой ранней имеющейся карточки ф.45. В этом случае потребуется внести получение воинского звания "полковник" ("капитан 1 ранга"). При этом надо иметь ввиду, что необходимо ввести норму, действующую на момент самой ранней даты наступления права в образце карточки - кашне оливкового цвета - 01.2003. Номер нормы, по которой ранее обеспечивался военнослужащий можно узнать из аттестата, с которым он прибыл в часть. Этот момент особенно важен, когда, например, военнослужащий прибывает с районов с особо холодным климатом, где ряд теплых вещей выдается на сокращенный срок носки. Если предыдущую норму установить не возможно, то ставим текущую норму с даты равной дате наступления права получения этого предмета.
Следующим этапом работы будет внесение данных карточки ф.45 на сайт. Если пользователь - только начавший служить военнослужащий и еще не менял места службы, - то вносить данные (остатки) карточки ф.45 не надо. В данном случае необходимо только внести данные документов, по которым им получалось вещевое имущество, но об этом позже. Все пользователи, заполнившие личные данные и нормы снабжения, перейдя на страницу сайта по пункту - меню "Карточка" - попадают на страницу "Карточка с расчетом задолженности имущества". По умолчанию, если не введены остатки с карточки, пользователь получит расчет имущества с даты наступления права на его получения. Пользователям, хотя бы один раз поменявшим место службы, и получавшим вещевое имущество, необходимо занести либо последние остатки карточки ф.45, либо входящие остатки карточки с общим количеством выданного имущества, либо входящие остатки и данные каждого документа на полученное имущество в отдельности. Остатки заносятся через форму на странице "Ввод остатков карточки ф.45", на которую можно перейти, нажав кнопку "Остатки" страницы "Карточка с расчетом задолженности имущества". Заполнение данных начинается с даты карточки. На образце карточки эта дата обозначена оранжевым овалом. Далее заполняется по порядку расположения наименований предметов обмундирования в карточке. Так, первое наименование на образце карточки - пальто зимнее. Находим его в форме - позиция 10. Как уже отмечалось выше, можно занести данные несколькими вариантами. Первый. Можно просто занести последние остатки по карточки - это остаток на 01.01.2012 1/09.06 (обозначен желтой стрелкой). Тогда в форме в графе 3 выбираем "1", в графах 4,5 - "09" и "2006" соответственно. Второй. Берем остатки первоначальные (графа обозначена красной стрелкой). В нашем случае - пол./09.06. "пол." (положено) в этом и всех последующих случаях принимается за 0. Считаем - сколько предметов было выдано и отмечено в карточке. В данном случае - 1 предмет (графа выделена синей стрелкой). Поэтому в форме записываем в графе 3 - "1", в графах 4,5 - "09" и "2006" соответственно. Получился тот же результат, только в первом случае мы полностью доверились бухгалтеру, а во втором - проверили данные сами. Поверьте, бывают случаи ошибок в ту или иную сторону. И третий вариант. Заносим первоначальные данные, т.е. "0", "09" и "2006", а выданнное пальто проводим по документу (вед. 1/290, дату угадываем по соседним записям - это 2010 год, точная дата здесь не имеет значения, поэтому пишем 01.01.2010 или пытаем бухгалтера). Итак по всем наименованиям.
Немаловажный нюанс. В разных частях встречаются разные наименования одних и тех же предметов обмундирования. В отдельных случаях - какой предмет имеется ввиду, - может пояснить только сам бухгалтер. Так, в нашем образце карточки - куртка х/б утепленная и брюки х/б утепленные (строки 3,4) - это костюм зимний полевой (строка 29 формы); мундир парадно-выходной (стр. 5) - китель шерстяной парадный (13) и т.д.
После введения всех данных по подпункту меню Просмотр пункта Карточка можно будет перейти к карточке учета ф.45 с расчетом задолженности по вещевому имуществу. Эту карточку можно будет распечатать, а также расчитать денежную компесацию взамен вещевого имущества при увольнении с военной службе или в других случаях, предусмотренных законодательством.